Negli ultimi anni, l’automazione è diventata una parola chiave in molte aziende. Il tempo è prezioso e trovare modi per risparmiarlo è essenziale. Ecco allora che entra in gioco Zapier, un’applicazione che aiuta ad automatizzare e velocizzare il lavoro integrandosi con oltre 4.000 app.
In questo articolo ti spiegheremo cos’è Zapier, come funziona e quali sono i suoi vantaggi. Inoltre, ti illustreremo quali sono le app compatibili con Zapier e vedremo insieme come integrarle per ottenere il massimo dei risultati.
Cos’è e come funziona Zapier
Cos'è Zapier?
Zapier è una web automation app che ti permette di connettere altre applicazioni, assegnare task a questi strumenti e di conseguenza automatizzare i flussi di lavoro.
Il principio alla base di Zapier è che al verificarsi di un evento o di un’azione verrà eseguito in automatico un altro comando su un’altra app o con un altro strumento.
L’applicazione si integra con oltre 4.000 app diverse e offre la possibilità di creare automatizzazioni personalizzate (chiamate “zap”) in modo da connettere le applicazioni web preferite e automatizzare i processi aziendali.
Tante aziende utilizzano Zapier per la gestione dei lead. Il tool, infatti, si è rivelato davvero utile nell’impostare regole per un’ottimizzazione del tempo per lo svolgimento di attività ripetitive.
Come fare uno zap?
Per scoprire tutte le funzionalità di Zapier, non c’è modo migliore che testarle sul campo.
Ecco tutti i passaggi che dovrai eseguire per creare il tuo primo zap:
- registrati all’applicazione e accedi al tuo profilo
- dal menu nella barra laterale clicca su “Crea uno zap/Make a zap”
- scegli l’app in cui si verificherà l’azione per attivare il Trigger
- scegli l’evento Trigger che si dovrà verificare
- connetti il tuo account dell’applicazione scelta
- imposta il trigger in base alle tue esigenze
Una volta inserita l’azione dovrai:
- impostare l’app su cui lo zap dovrà eseguire l’azione
- scegliere l’evento da eseguire con lo zap
- scegliere l’account dell’app su cui si svolgerà l’azione
- Impostare i dati da inviare da un’app all’altra
Per personalizzare lo zap potrai aggiungere
- più informazioni cliccando sull’icona “+”
- passaggi di ricerca per identificare i dati presenti nelle app
- filtri con ulteriori indicazioni da soddisfare
- passaggi di Formatter per cambiare testi o date
- ritardi tra i passaggi zap
- percorsi per compiere le diverse azioni
Infine, potrai assegnare un nome al tuo zap e pubblicarlo cliccando il pulsante in alto a destra “Pubblica”.
Come funziona?
Il funzionamento di Zapier si basa principalmente su due elementi fondamentali: lo zap e il Trigger. Il Trigger (o attivatore) è l’evento o l’azione che scatena una reazione e dà il via al flusso di lavoro impostato. Lo zap, invece, è l’azione da eseguire attraverso l’integrazione delle app.
Per spiegarlo con un esempio pratico, uno zap si attiva in questo modo:
“Quando ricevi una nuova mail nello strumento A (Trigger), aggiungi questa mail nello strumento B (zap).”
In sintesi, Zapier funziona connettendo diverse applicazioni web tra loro attraverso gli “zap”, che possono essere personalizzati a seconda delle esigenze dell’utente. Zapier funziona quindi come un ponte tra diverse applicazioni, consentendo di automatizzare i processi aziendali e di risparmiare tempo prezioso.
Quali sono i vantaggi?
Ci sono molti vantaggi nell’utilizzare Zapier, tra cui:
1. Risparmio di tempo: Zapier automatizza i processi aziendali, occupandosi dei compiti ripetitivi in modo che tu possa concentrarti solo sulle attività importanti
2. Aumento dell’efficienza: l’automazione riduce di gran lunga l’errore umano dato dalla distrazione, aumentando così l’efficienza della tua azienda
3.Integrazione con molte app: Zapier si integra con oltre 4.000 app diverse, il che significa che è possibile creare un’automazione per quasi ogni cosa
4. Automazione personalizzata: oltre ad offrire un’automazione per tutto, Zapier ti permette di personalizzarla in base alle esigenze specifiche dell’azienda.
5. Risparmio di denaro: non sarà più necessario assumere del personale per gestire questi processi. Inoltre, grazie all’integrazione tra diverse applicazioni, è possibile sfruttare degli strumenti che sarebbero troppo costosi se utilizzati singolarmente.
Con quali app si integra Zapier?
Zapier si integra con più di 4.000 app diverse.
Ecco alcune delle app più comuni che sono compatibili con Zapier:
- Gmail
- Google Drive
- Trello
- Slack
- Dropbox
- Asana
- Salesforce
- HubSpot
- Mailchimp
- Shopify
- WordPress
E queste sono solo alcune delle tante app compatibili con Zapier. Per vedere la lista completa, ti basterà andare sul sito di Zapier.
Quanto costa?
Per andare incontro a tutti, Zapier propone sia una versione gratuita che piani a pagamento, con diverse soluzioni di pricing che variano in base alle esigenze.
I piani offerti da Zapier sono i seguenti:
- Free – piano gratuito, con 100 attività e 5 zap al mese | tempo di aggiornamento di 15 minuti | zap in un solo step
- Starter – piano a 18,58€ al mese, con 750 attività e fino a 20 zap | tempo di aggiornamento di 15 minuti | zap multi-step
- Professional – piano a 45,53€ al mese, con 2.000 attività e zap illimitati | tempo di aggiornamento di 2 minuti | zap multi-step
- Team – piano a 370,76€ al mese, con 50.000 attività e zap illimitati | tempo di aggiornamento di 1 minuto | zap multi-step
- Company – piano a 742,45€ al mese, con 100.000 attività e zap illimitati | tempo di aggiornamento di 1 minuto | zap multi-step
Come avrai potuto intuire, oltre al prezzo dei diversi abbonamenti, Zapier offre tanti più vantaggi in base al costo dell’offerta. Infatti, a partire dall’abbonamento Starter aumentano le funzionalità incluse nel prezzo, tra cui filtri, app Premium, tempi di aggiornamento e funzionalità. Per scoprire tutti i dettagli ti consigliamo di dare un’occhiata al sito di Zapier.
Quali sono le alternative?
Certo, Zapier è uno degli strumenti più utili per creare automazioni per i tuoi flussi di lavoro.
Ma esistono delle alternative per l’automazione?
Certo, una di queste è IFTTT (If This Than That), un servizio online e gratuito che ancora in pochi conoscono. Si tratta di un’applicazione con cui potrai creare una catena di condizioni (applet) per farsi che le tue app e i tuoi dispositivi lavorino in sinergia.
Un’altra valida alternativa è Integromat/Make, una piattaforma semplice e intuitiva, molto simile a Zapier, che ti permette di connettere diverse app e automatizzare il lavoro. A differenza di IFTTT, Integromat/Make è spesso usato da chi opera nel marketing, perché offre strumenti dedicati al marketing digitali oltre a 1.000 applicazioni.
Infine, c’è anche Automate.io, un software di integrazione no-code che aiuta le aziende a collegare la loro suite di applicazioni e strumenti. In questo caso è possibile fare un piano gratuito oppure valutare uno dei cinque piani tariffari che variano dai 10$ ai 200$ al mese.
In conclusione…
Come avrai potuto capire, Zapier è un ottimo strumento per le aziende ma anche per i liberi professionisti. Insomma, per tutti quelli che lavorano su più applicazioni e che vorrebbero velocizzare il loro lavoro per focalizzarsi sulle mansioni più importanti.
Come tutte le applicazioni più articolate, però, è necessario sapere da dove partire e studiare nel dettaglio tutte le potenzialità e i vantaggi offerti.
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