Negli ultimi anni, l’automazione è diventata una parola chiave in molte aziende. Il tempo è prezioso e trovare modi per risparmiarlo è essenziale. Ecco allora che entra in gioco Zapier, un’applicazione che aiuta ad automatizzare e velocizzare il lavoro integrandosi con oltre 4.000 app.
In questo articolo ti spiegheremo cos’è Zapier, come funziona e quali sono i suoi vantaggi. Inoltre, ti illustreremo quali sono le app compatibili con Zapier e vedremo insieme come integrarle per ottenere il massimo dei risultati.
Cos’è e come funziona Zapier
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Cos'è Zapier?
Zapier è una web automation app che ti permette di connettere altre applicazioni, assegnare task a questi strumenti e di conseguenza automatizzare i flussi di lavoro.
Il principio alla base di Zapier è che al verificarsi di un evento o di un’azione verrà eseguito in automatico un altro comando su un’altra app o con un altro strumento.
L’applicazione si integra con oltre 4.000 app diverse e offre la possibilità di creare automatizzazioni personalizzate (chiamate “zap”) in modo da connettere le applicazioni web preferite e automatizzare i processi aziendali.
Tante aziende utilizzano Zapier per la gestione dei lead. Il tool, infatti, si è rivelato davvero utile nell’impostare regole per un’ottimizzazione del tempo per lo svolgimento di attività ripetitive.
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Come fare uno zap?
Per scoprire tutte le funzionalità di Zapier, non c’è modo migliore che testarle sul campo.
Ecco tutti i passaggi che dovrai eseguire per creare il tuo primo zap:
- registrati all’applicazione e accedi al tuo profilo
- dal menu nella barra laterale clicca su “Crea uno zap/Make a zap”
- scegli l’app in cui si verificherà l’azione per attivare il Trigger
- scegli l’evento Trigger che si dovrà verificare
- connetti il tuo account dell’applicazione scelta
- imposta il trigger in base alle tue esigenze
Una volta inserita l’azione dovrai:
- impostare l’app su cui lo zap dovrà eseguire l’azione
- scegliere l’evento da eseguire con lo zap
- scegliere l’account dell’app su cui si svolgerà l’azione
- Impostare i dati da inviare da un’app all’altra
Per personalizzare lo zap potrai aggiungere
- più informazioni cliccando sull’icona “+”
- passaggi di ricerca per identificare i dati presenti nelle app
- filtri con ulteriori indicazioni da soddisfare
- passaggi di Formatter per cambiare testi o date
- ritardi tra i passaggi zap
- percorsi per compiere le diverse azioni
Infine, potrai assegnare un nome al tuo zap e pubblicarlo cliccando il pulsante in alto a destra “Pubblica”.
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Come funziona?
Il funzionamento di Zapier si basa principalmente su due elementi fondamentali: lo zap e il Trigger. Il Trigger (o attivatore) è l’evento o l’azione che scatena una reazione e dà il via al flusso di lavoro impostato. Lo zap, invece, è l’azione da eseguire attraverso l’integrazione delle app.
Per spiegarlo con un esempio pratico, uno zap si attiva in questo modo:
“Quando ricevi una nuova mail nello strumento A (Trigger), aggiungi questa mail nello strumento B (zap).”
In sintesi, Zapier funziona connettendo diverse applicazioni web tra loro attraverso gli “zap”, che possono essere personalizzati a seconda delle esigenze dell’utente. Zapier funziona quindi come un ponte tra diverse applicazioni, consentendo di automatizzare i processi aziendali e di risparmiare tempo prezioso.
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Quali sono i vantaggi?
Ci sono molti vantaggi nell’utilizzare Zapier, tra cui:
1. Risparmio di tempo: Zapier automatizza i processi aziendali, occupandosi dei compiti ripetitivi in modo che tu possa concentrarti solo sulle attività importanti
2. Aumento dell’efficienza: l’automazione riduce di gran lunga l’errore umano dato dalla distrazione, aumentando così l’efficienza della tua azienda
3.Integrazione con molte app: Zapier si integra con oltre 4.000 app diverse, il che significa che è possibile creare un’automazione per quasi ogni cosa
4. Automazione personalizzata: oltre ad offrire un’automazione per tutto, Zapier ti permette di personalizzarla in base alle esigenze specifiche dell’azienda.
5. Risparmio di denaro: non sarà più necessario assumere del personale per gestire questi processi. Inoltre, grazie all’integrazione tra diverse applicazioni, è possibile sfruttare degli strumenti che sarebbero troppo costosi se utilizzati singolarmente.
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Con quali app si integra Zapier?
Zapier si integra con più di 4.000 app diverse.
Ecco alcune delle app più comuni che sono compatibili con Zapier:
- Gmail
- Google Drive
- Trello
- Slack
- Dropbox
- Asana
- Salesforce
- HubSpot
- Mailchimp
- Shopify
- WordPress
E queste sono solo alcune delle tante app compatibili con Zapier. Per vedere la lista completa, ti basterà andare sul sito di Zapier.
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Quanto costa?
Per andare incontro a tutti, Zapier propone sia una versione gratuita che piani a pagamento, con diverse soluzioni di pricing che variano in base alle esigenze.
I piani offerti da Zapier sono i seguenti:
- Free – piano gratuito, con 100 attività e 5 zap al mese | tempo di aggiornamento di 15 minuti | zap in un solo step
- Starter – piano a 18,58€ al mese, con 750 attività e fino a 20 zap | tempo di aggiornamento di 15 minuti | zap multi-step
- Professional – piano a 45,53€ al mese, con 2.000 attività e zap illimitati | tempo di aggiornamento di 2 minuti | zap multi-step
- Team – piano a 370,76€ al mese, con 50.000 attività e zap illimitati | tempo di aggiornamento di 1 minuto | zap multi-step
- Company – piano a 742,45€ al mese, con 100.000 attività e zap illimitati | tempo di aggiornamento di 1 minuto | zap multi-step
Come avrai potuto intuire, oltre al prezzo dei diversi abbonamenti, Zapier offre tanti più vantaggi in base al costo dell’offerta. Infatti, a partire dall’abbonamento Starter aumentano le funzionalità incluse nel prezzo, tra cui filtri, app Premium, tempi di aggiornamento e funzionalità. Per scoprire tutti i dettagli ti consigliamo di dare un’occhiata al sito di Zapier.
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Quali sono le alternative?
Certo, Zapier è uno degli strumenti più utili per creare automazioni per i tuoi flussi di lavoro.
Ma esistono delle alternative per l’automazione?
Certo, una di queste è IFTTT (If This Than That), un servizio online e gratuito che ancora in pochi conoscono. Si tratta di un’applicazione con cui potrai creare una catena di condizioni (applet) per farsi che le tue app e i tuoi dispositivi lavorino in sinergia.
Un’altra valida alternativa è Integromat/Make, una piattaforma semplice e intuitiva, molto simile a Zapier, che ti permette di connettere diverse app e automatizzare il lavoro. A differenza di IFTTT, Integromat/Make è spesso usato da chi opera nel marketing, perché offre strumenti dedicati al marketing digitali oltre a 1.000 applicazioni.
Infine, c’è anche Automate.io, un software di integrazione no-code che aiuta le aziende a collegare la loro suite di applicazioni e strumenti. In questo caso è possibile fare un piano gratuito oppure valutare uno dei cinque piani tariffari che variano dai 10$ ai 200$ al mese.
In conclusione…
Come avrai potuto capire, Zapier è un ottimo strumento per le aziende ma anche per i liberi professionisti. Insomma, per tutti quelli che lavorano su più applicazioni e che vorrebbero velocizzare il loro lavoro per focalizzarsi sulle mansioni più importanti.
Come tutte le applicazioni più articolate, però, è necessario sapere da dove partire e studiare nel dettaglio tutte le potenzialità e i vantaggi offerti.
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